מבלי שאנחנו שמים לב אנו חווים וחוגגים אירועים רבים במהלך חיינו. ימי הולדת, בר מצוות, חתונות, ימי נישואין, חגים, מסיבות סיום, מסיבות גיוס, ועוד ועוד. כל אירוע דורש הפקה ומימון, ופעמים רבות איננו מצליחים לעמוד במירוץ המטורף הזה. האם ניתן להפיק אירוע רציני מבלי לקרוס מבחינה כלכלית?
בגדול התשובה היא כן. בקטן? בואו נראה…
הגדרת תקציב מראש
הצעד הראשון בדרך לאירוע שקול ומאוזן מבחינה כלכלית הינו הגדרת התקציב. הגדרת התקציב הינה שלב חשוב ביותר, ויש לשקול בכובד ראש את גודל ההוצאה אותה אנו מוכנים לשאת לכבוד האירוע. כמובן שהדבר תלוי במצבנו הכלכלי ובחשיבות האירוע, וחשוב שהתשובה תהיה אמיתית וכנה. הגדרת התקציב תשפיע בהמשך על דברים רבים ולכן זהו הצעד הראשון והחשוב ביותר.
אבחנה בין עיקר לטפל
לאחר שקבענו את התקציב יש לחלק אותו בין המוצרים והשירותים אותם אנו רוצים להזמין לאירוע אותו אנו מפיקים. בשלב זה חשוב לדרג את הדברים על פי חשיבותם ולחלק את התקציב בהתאם. זרי פרחים זה חשוב, אך חשוב מהם שבעתיים הינו האוכל המוגש, או המפעיל אותו אנו מזמינים, ולכן כדאי להשקיע את התקציב בהתאם.
השוואת מחירים
עולם האינטרנט מאפשר לנו בלחיצת כפתור מגוון ספקים ושירותים ולעיתים השפע מבלבל ומתיש. חשוב לערוך השוואת מחירים מפורטת ומדויקת, ולא להתבייש להציג לספק מסוים את מחיר המתחרים שלו. פעולה זו יכולה לחסוך אלפי שקלים, ומאפשרת לכם לבוא בעמדה של כוח למשא ומתן מול נותני השירות.
אני לא מספיק עשיר בכדי לקנות בזול
הגבלה קטנה לפסקה לעיל – לא תמיד הזול ביותר הוא הטוב ביותר. פעמים רבות המחיר בא על חשבון האיכות, והאבחנה בין עיקר לטפל יכולה לשמש אותנו כמצפן במה להשקיע יותר ובמה פחות. בנוסף, פעמים רבות המחיר הנמוך נובע מכך שהספק אינו מציע חבילה שלמה, וכך מתברר בדיעבד שאתם צריכים להוסיף כסף רב עבור הוצאות נלוות, לכן וודאו בשלב מוקדם מה בדיוק אתם מקבלים ומה לא כלול במחיר. שילוב מנצח של מחיר נמוך ואיכות גבוהה ניתן למצוא אצל יאגו.
שימוש בשירותי מפיק אירועים
מפיקי אירועים הינם אנשים בעלי ניסיון רב בהפקת אירוע, ובנוסף הם מחוברים לספקים רבים, ומסוגלים לקבל מחירים נמוכים בהרבה ממה שמוצע לקהל הרחב. למרות שמפיק האירועים גובה כסף עבור שירותיו, השימוש בו, על פי רוב, חוסך בהוצאות האירוע כיוון שהוא מוריד עלויות של ספקים ונותני שירות אחרים.
גמישות בתאריך
במידה ואפשר כמובן, רצוי לבדוק מספר תאריכים אופציונאליים ולא להתקבע על תאריך אחד. לעיתים קורה כי תאריך מסוים הינו יקר יותר (סוף שבוע, חג שמתקרב, חופשת הקיץ וכדו') ובמידה ואתם גמישים ניתן למצוא תאריך אחר אשר מוריד את המחיר בצורה משמעותית.
חוק השליש
מקובל לומר כי שליש מהמוזמנים אינם מגיעים בפועל. חוק זה מאפשר לנו לתכנן את ההוצאות בצורה מדויקת ומשפיע למשל על כמות מנות האוכל הנדרשת, גודל האולם הנדרש, עלות המפעיל וכדו'.
