הפקת אירוע זו לא משימה פשוטה. מדובר במערך שלם של לוגיסטיקה, תכנון, הקפדה על פרטים קטנים ועמידה בזמנים. כשהוטלה עליי האחריות להרים אירוע רב משתתפים – אירוע חוץ ענק בשטח פתוח, הבנתי שעליי לבחור ספקים שאני יכול לסמוך עליהם בעיניים עצומות. לא היה לי מקום לטעויות. חיפשתי פתרונות הצללה, ציוד במה, מיזוג אוויר, ובעיקר שקט נפשי. אחרי שיחות רבות, חיפושים והשוואות, החלטתי לפנות אל "אוהלי נתנוב" – וזו הייתה ההחלטה הכי נכונה שקיבלתי בתהליך ההפקה.
מענה מיידי ומקצועי מהשיחה הראשונה
כבר מהשיחה הראשונה עם נציג החברה הבנתי שמדובר באנשים שמבינים את התחום לא רק ברמת הספק, אלא ברמת הלב. הצגתי להם את האתגר, גודל האירוע, מספר המשתתפים, אופי השטח, תנאי מזג האוויר, והם פשוט התחילו לשאול את כל השאלות הנכונות. הם לא דיברו בסיסמאות אלא נכנסו לפרטים: מה המרחק בין עמדות, איך תיראה זרימת האנשים, היכן ימוקם המזגן ואילו פתרונות גיבוי ייכנסו במקרה של שינוי פתאומי במזג האוויר.
דיוק בלוחות זמנים – בלי הפתעות ובלי תירוצים
אחד החששות הכי גדולים שלי היה עמידה בזמנים. ראיתי מקרים שבהם הציוד לא הגיע בזמן או לא תפקד כמו שצריך. עם "אוהלי נתנוב" לא הייתה לי אפילו נקודת דאגה. יום לפני האירוע, הכל כבר היה במקום: האוהלים מוקמו, הבמות נבנו, מערכת המיזוג הופעלה, והצוות אפילו ביצע סימולציות של עומסי קהל. הם היו בשטח שעות לפני הזמן המיועד, רגועים, מסודרים, מבינים את החשיבות של כל פרט קטן.
רמת ציוד שמרגישה כמו השקעה באירוע פרטי
אי אפשר להתעלם מהאיכות של הציוד. האוהלים לא סתם נראו טוב – הם היו נקיים לחלוטין, בלי כתמים או סימני בלאי, הבמות היו יציבות, אחידות, ובנויות על פי תכנון אדריכלי מוקפד. המזגנים פעלו בצורה יוצאת דופן, והאורחים אפילו לא הרגישו שמדובר באירוע חוץ. כל פרט העיד על כך שמדובר בחברה שלא רק משכירה ציוד – אלא מחזיקה בתשתית לוגיסטית רחבה שמאפשרת לה לתת שירות אמיתי.
שקיפות מלאה לאורך כל הדרך
מה שהכי הרשים אותי היה רמת השקיפות. לא ניסו להוסיף לי "על הדרך" שירותים שלא ביקשתי, לא ניפחו מחירים, ולא ניסו לסבך אותי במונחים טכניים. קיבלתי הצעת מחיר ברורה, מפורטת, מסודרת לפי קטגוריות. ידעו להסביר לי בדיוק מה כל דבר כולל, מה המשמעות של כל סעיף, ואיך אפשר לבצע התאמות במקרה הצורך.
באחת הפגישות באתר, נציג החברה הביא איתו תיק תקינה ובטיחות מלא, כולל אישורים, תווי תקן של מכון התקנים הישראלי, תעודת ביטוח צד ג’ ותרשימי התקנה של כל מבנה. לא הייתי צריך לבקש – זה פשוט הוגש לי מראש.
פתרונות גמישים למצבים משתנים
במהלך ההכנות, מזג האוויר החל להשתנות. התחזית הצביעה על עומס חום קיצוני, וחששתי שזה ישפיע על החוויה של המשתתפים. בשיחה אחת עם הצוות קיבלתי פתרונות מרעננים – תרתי משמע: מערפלי מים, מאווררים תעשייתיים ומזגנים חזקים במיוחד שנכנסו לפעולה במהירות. תוך שעות ספורות הכל היה מותקן ופעל ברמה מרשימה.
אנשי שטח עם גישה של שותפים
הצוות בשטח היה לא פחות ממדהים. לא מדובר רק במובילים ומתקינים, אלא באנשים שיודעים לדבר עם מפיקים, לקרוא סיטואציות, לעבוד בסנכרון עם שאר בעלי התפקידים באירוע. לא הייתי צריך לרדוף אחרי אף אחד, לא להעיר, לא לכוון. כל אחד ידע את מקומו, מה המשימה שלו, ואיך לעשות אותה בצורה שתשרת את הצלחת האירוע.
במהלך ההקמה ניגש אליי אחד העובדים והציע לבצע התאמה במיקום של הבמה המרכזית, מתוך ראייה מרחבית של השטח. הבמה הוזזה כמה מטרים – וזה שיפר פלאים את הזרימה של הקהל. גישה יוזמת כזו לא רואים כל יום, ובוודאי לא אצל ספקים חיצוניים.
לא עוד ספק – אלא שותף אמיתי להפקה
יש הבדל גדול בין מי שמוכר ציוד לבין מי שמלווה אותך. "אוהלי נתנוב" הפכו במהרה לחלק בלתי נפרד מהצוות המוביל של ההפקה. הם לא חיכו שייפנו אליהם – הם הקדימו להבין, להציע, לפעול. נוצר קשר אמיתי, מבוסס על תקשורת פתוחה, מענה מהיר, ומעל לכל – תחושת ביטחון.
בשלב מסוים, הבנו שאנחנו צריכים להוסיף אזור מוצל נוסף עבור צוות ההפקה, אז התקשרתי לבדוק אפשרות להוסיף אוהל קטן נוסף – והם פשוט אמרו: “אין בעיה, תוך שעתיים זה אצלך בשטח.” וכך היה.
הפתעה לטובה ברמת הסטנדרט
כאשר משווים בין חברות בתחום של השכרת אוהלים לאירועים, מגלים מהר מאוד שיש פערים עצומים ברמת השירות, באיכות הציוד, ובצורת ההתנהלות. אבל עם "אוהלי נתנוב" הרגשתי שהסטנדרט שייך לליגה אחרת. הם לא סיפקו רק פתרון טכני – הם יצרו אווירה נכונה, הראו מחויבות אמיתית, ולא ניסו לחסוך בזמן, בחומרים או בתשומת הלב לפרטים.
לסיכום – הבחירה שהפכה לאוטומטית
אחרי חוויה כל כך חיובית, אין לי שום ספק – כל אירוע עתידי שאפיק, קטן או גדול, יתחיל קודם כל בשיחה עם "אוהלי נתנוב". מדובר בחברה שלא רק עומדת מאחורי המילה שלה, אלא כזו שבונה איתך את ההפקה – צעד אחר צעד. הם נמצאים שם כשצריך, מצוידים, מוכנים, ומביאים איתם ערך אמיתי.
